¿Cómo reducir el gasto de su empresa?

Las empresas españolas están cada vez más complicadas con la recesión económica, ya que no es fácil aumentar las ventas en tiempos de crisis y a la vez bajar los gastos. Por ello resulta necesario identificar todas las fuentes de gastos, para evaluar si es factible eliminar algunas de ellas o al menos reducirlas. Todo este estudio se puede hacer sin necesidad de contratar empresas consultoras, y para conseguirlo os daremos algunos consejos de expertos en reducción de costes.

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Primer Paso:  Información

Identifica las fuentes de gastos: Una forma de comenzar a identificar las fuentes de gastos, es revisando todos aquellos servicios que contratas directamente y aquellos que externalizas y podrías efectuar directamente en la empresa. Algunos de estos servicios pueden ser:

  • Viajes y hoteles:  Hoy con una app puedes adquirir directamente todos estos servicios y hasta con buenos descuentos, usando un computador o celular y así eliminas el costo de las agencias y los intermediarios.
  • Telefonía celular: En toda empresa se puede reemplazar por la telefonía IP.
  • Seguros: Puede que estés sobreasegurado, y hayas contratado en algún momento, más seguros de los que realmente necesitas en tu empresa.
  • Cuentas bancarias: Es mejor consolidar todos los movimientos de la empresa, en una sola cuenta bancaria, para bajar costos de mantención y comisiones, lo mismo se puede hacer con deudas.
  • Gastos básicos: Puede ser que cambiar la bombilla de luz te signifique un ahorro de energía significativo a fin de cada mes.

Analiza la tendencia de gastos: Revisa cómo se han comportado los gastos durante los últimos 12 meses, y pon atención a los meses de gastos muy altos o muy bajos. Cada área de tu empresa debe revisar sus gastos de modo detallado y justificar si son necesarios, si se pueden reducir o posponer.

Segundo Paso: Acciones

Hay varias formas de comenzar a actuar activamente en el proyecto de reducción de gastos. Aquí os daremos algunas ideas para tomar acción:

  • Renegocia con tus proveedores: Los proveedores podrán entender que estás en un momento crítico y necesitas ayuda para reducir tus costes. Puedes fijar una reunión con cada uno de ellos y explicarles que has perdido mercados, que han bajado las ventas y necesitas ofrecer precios más bajos a tus clientes, de lo contrario ellos elegirán a la competencia. Lo que consigas de tu proveedor, puede ser transitorio, con el compromiso de volver a las mismas condiciones del inicio una vez que pase el mal tiempo.
  • Usa las redes sociales: Hoy hay muchas herramientas gratuitas para efectuar funciones clave de una empresa, tales como reclutar personal o efectuar estudios de mercado. LinkedIn es una red muy efectiva para efectuar reclutamiento y así se evita el costo de los intermediarios. Facebook tiene herramientas para hacer campañas promocionales, encuestas y estudios de mercado. A través de las redes también te puedes enterar más rápido de quejas y reclamos que existan en contra de tus productos.
  • Incentiva a tus trabajadores: En los malos tiempos, es complicado ofrecer un aumento salarial, pero este problema puede compensarse ofreciendo a los empleados, la posibilidad de tener beneficios no monetarios, tales como jornadas de teletrabajo un día de la semana o acceso a un curso de formación que les interese y estén subvencionados o sean gratis para las empresas.
  • Presupuestar los gastos: Cuando tengas claro cuáles son tus costos fijos y variables, tus costos evitables y los que se pueden posponer, haz un presupuesto.

Tercer Paso: Controlar y incentivar

  • Monitoreo: El presupuesto debe ser monitoreado para que sea efectivo, así mantienes el control de los gastos en todo momento, y puedes tomar las medidas necesarias a tiempo cuando existan desviaciones.
  • Crear conciencia: Hay que difundir el plan de ahorro en todas las gerencias y el personal. Motiva a tus empleados en iniciativas de ahorro y reducción de gastos. Todos pueden aportar con ideas para conseguir bajar los gastos. Por supuesto debes premiar las ideas.

¿Cómo quieres que sea tu jefe?

Es fácil criticar y vapulear la figura del jefe, pero muy pocas veces las personas se dan el trabajo de definir cuáles son las características de un buen  jefe. ¿Qué es lo que debería tener un jefe para conseguir el respeto de todos sus empleados? Conseguir resultados en base las capacidades duras es algo que cada vez queda más en el pasado, ya que hoy se privilegia  el trato personal y el trabajo en equipo. Hoy se busca que los jefes sean un referente y líder a quien seguir.

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¿Cómo es un buen  jefe?

Enseña: Un buen jefe, debería ser capaz de enseñar todo lo que necesite aprender cada uno de sus empleados, tiene que poder ayudar a resolver los problemas, sin tirarse toda la carga encima, porque sino sería un estilo paternalista que lejos de ayudar a resolver por sí mismo los problemas de su equipo,  disminuye la capacidad de resolver y de demostrar su propia valía a cada persona.

Un buen jefe es también un líder, que busca la participación de todos sus empleados en la toma de decisiones, sin pretender por ello tener siempre consenso. No siempre se conseguirá el consenso, lo importante es que se consiga tomar en cuenta todas las opiniones, actitud que ayuda a  generar compromiso por parte de los empleados.

Comunica sus ideas: Un buen jefe debe ser capaz de comunicar a cada uno de sus empleados lo que se espera de su trabajo individual y de su trabajo en conjunto con sus compañeros. Para evaluar las expectativas, se debe tener una pauta que permita ir controlando los progresos y retrocesos para mejorar y potenciar las debilidades.

Reconoce su esfuerzo: Un buen jefe refuerza y elogia el esfuerzo. Los malos jefes se quedan pegados en la crítica y los errores, derrotando la confianza y lealtad. Un buen jefe debe hacer todo lo contrario, enfocarse en lo positivo y hablar de lo negativo constructivamente, con el objetivo de mejorar y crecer.

Mantiene la calma: Cuando hay problemas, un buen jefe sabe mantener la calma y no se destempla. El carácter del buen jefe es respetuoso y calmado, porque aquellos que pierden la calma, desgastan las relaciones y restan creatividad a su equipo de trabajo, sin contar con que además se ganan el desprecio de sus empleados.

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Reconocen el trabajo de los demás: Un buen jefe jamás se deja tentar por la idea de apropiarse del trabajo de los demás, y por el contrario, reconoce y premia el esfuerzo de sus empleados. No hacerlo de este modo, provoca desprecio, baja la productividad y creatividad.

Es estable: Un buen jefe debe ser y parecer una persona firme y consistente. En este sentido nos referimos a que debe ser una persona que no este cambiando de estilo, de opinión y hábitos con muchas frecuencia, de lo contrario genera desconfianza y inestabilidad.

Sabe delegar: Un jefe que consigue ser admirado y respetado,  sabe delegar y repartir responsabilidades entre sus subordinados, comunicando hasta que punto llegan las atribuciones de cada uno.

Motiva a sus empleados: Cuando los empleados se sienten apoyados a crecer en lo profesional y personal y se les brinda las condiciones, se sienten motivados y la productividad aumenta. Para lograr esto, un buen jefe debe darse el tiempo de conocer a sus empleados.

¿Cómo contratar al personal adecuado?

La contratación de personal es una actividad de vital importancia en la empresa, es por esto que debemos dar especial atención a esta actividad y asesorarnos adecuadamente para elegir a las personas idóneas. Hay varias formas de conseguir personal, una de ellas es hacerlo directamente, y otra es contratar a una empresa de outsourcing especializada en selección de personal, que te ayudará también a definir el cargo antes de comenzar la búsqueda. Si no tienes los recursos para contratar a una empresa de outsourcing que te ayude en esta tarea, te podemos ayudar con algunos consejos para que puedas seleccionar y contratar directamente al personal que necesitas trabajando en tu empresa.

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¿Cómo definir el perfil del puesto?

Lo primero que hay que hacer en el proceso de contratar personal, es elaborar el perfil del puesto. Tienes que elaborar un perfil que pueda describir claramente las funciones del puesto, sus atribuciones, limitaciones, requisitos y competencias técnicas indispensables. No puedes contratar a alguien que no sepa otro idioma si es de vital importancia tratar con proveedores en el extranjero, por decir un ejemplo.

Define las condiciones salariales, y de contratación, asesorándote con un abogado si es necesario, ya que si no defines correctamente esto, puedes llegar a tener serios problemas legales o de presupuesto incluso. Si sólo puedes darte el lujo de pagar un salario de medio tiempo, no contrates a alguien para todo el día.

Publica tu anuncio en portales de empleo reconocidos, o incluso puedes tratar de conseguir empleados a través de una bolsa de trabajo universitaria, o a través de amigos y conocidos que te den referencias. Lo que importa es que la búsqueda sea activa y tu anuncio sea claro y preciso en su mensaje.

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La entrevista personal

Antes de pasar a una entrevista, solicita a los candidatos al puesto que te envíen su currículum, y una vez que tengas claro a quien tienes al frente, su formación académica, experiencia y trayectoria, ve quienes son mejores prospectos para ir llamando a una primera entrevista. En la entrevista preliminar puedes evaluar actitudes y competencias blandas que no se pueden ver en un currículum.

Las entrevistas deben estar estructuradas de modo que puedas por una parte sacar información respecto al trabajo en sí, y información personal del candidato, de modo que puedas conocerlo un poco más como persona.

En la entrevista tienes que observar al candidato con el ojo de un psicólogo, fijándote desde como va vestido, su modo de expresarse, su postura corporal, el manejo técnico de las preguntas que le hagas y su deseo de trabajar. Buena parte de lo que buscas te lo dirá tu intuición.

Haz pruebas técnicas si el cargo requiere de competencias y conocimientos muy específicos. Con sencillas pruebas de selección puedes comenzar a descartar a aquellos candidatos que inflaron su hoja de vida con conocimientos que no tenían, o tenían precariamente.

Tienes que ser claro en las condiciones laborales que ofreces y ver que posición y opinión tiene el candidato frente a tu oferta. Si te parece que es el idóneo, investiga sus referencias y toma una decisión. Lo ideal es no demorar todo este proceso más allá de 10 días, ya que en más tiempo puedes terminar perdiendo al candidato.

¿Cómo atraer a los Business Angels?

Starbucks, Amazon y Skype son ejemplo de compañías exitosas que se iniciaron con el apoyo de un business angel. Para los nuevos emprendedores, encontrar un business angel podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en su plan de negocios.

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¿Qué busca un business angels?

Antes de comenzar a preocuparse por el lugar donde encontrar a un business ángel, piensen con detenimiento en los intereses que mueven a estas personas a invertir en un negocio del que nada se sabe a futuro.

Un business angel por lo general busca sectores conocidos, donde pueda aportar experiencia, gestión y redes de contacto para levantar el negocio, ya que el dinero no lo es todo, hace falta mucho trabajo y sobre todo experiencia.

Lo que mueve a un business angel, es la emoción de invertir en proyectos nuevos, y aportar en ellos como si fuera propio, pero por contraparte, también te van a exigir un retorno a mediano plazo, a veces muy alto, lo cual difícilmente podrás asegurar, pero si crees en tu proyecto, tienes que convencerlo que el éxito será si o si.

¿Dónde encontrar a un business ángel?

Los business angel están cada vez más organizados y en España la situación no es distinta. Está la Asociación de Business Angels – AEBAN, que reúne a 26 redes de business angels vinculadas a 11 comunidades autónomas.

Para proyectos de base tecnológica, es mejor la red de Business Angels Crecer – BAC.

También están las plataformas de emprendedores, como InvestorConect! y Ready4Ventures, y si nada te resulta, pueden crear un blog para irse dando a conocer.

Linkedin es una buena forma de ir monitoreando a los business angel. En la red se pueden buscar y contactar con mayor facilidad todavía, así que debes mantener un perfil profesional impecable y bien hecho para que se fijen en ti. Lo más relevante en todo este proceso de búsqueda es generar confianza, y credibilidad, es un poco como las campañas de los políticos, donde muestran su faceta más adorable para ganarse la confianza y con ello los votos de la gente. En esta caso, estas buscando un inversor que tendrá que confiar ciegamente en ti para sacar adelante el proyecto, utilizando su dinero.

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¿Cómo capto la atención de un business angels?

Para que captes la atención de un business angels, es importante hacerle una idea del negocio en apenas un minuto. Para que consigas transmitir tu idea en esos 60 segundos, tienes que tener preparado un elevator pitch, y si se interesa en esto, pasas a presentarle tu plan de negocios.

Debes tratar de conseguir reuniones personales, ya que un frío email no basta para prender el entusiasmo de invertir de un business angels.

Invierte tiempo en elaborar un buen plan de negocios, que defina con claridad el foco del mismo, sus fortalezas y debilidades, y destaque la diferencia que marca en la industria donde se desarrolla. Con un buen plan de negocios podrás rebatir cualquier pregunta y mantener firme tu idea como la mejor y la más rentable que hayan visto.