¿Merece la pena tener un asesor contable y fiscal?

Externalizar los trabajos desagradables es una buena forma de mantener en orden las empresas, más todavía cuando hay poco tiempo para dedicarse de lleno a las tareas contables, lo que afecta todavía más a las pymes.

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Aquí veremos algunas razones para contar con un asesor contable y fiscal:

1. Nivel de utilidades:

Cuando las utilidades o incluso el nivel de salario sobrepasa un cierto rango, las probabilidades que Hacienda comience a perseguirte son altas. Un asesor fiscal te ayuda en estos casos a mantener todas tus cuentas al día y pagar menos impuestos incluso.

2. Tienes ingresos provenientes del extranjero:

Esto aplica para más personas de las que crees, que tienen fondos de inversiones en el extranjero, fondos mutuos o acciones en empresas extranjeras. Las remesas provenientes del extranjero, y todo lo que tenga que ver con movimientos de dinero, tiene que pasar necesariamente por la asesoría de un experto en el área. A veces, sólo por desconocimiento te encuentras en situaciones irregulares con la ley o con multas que hubieses preferido no asumir.

3. Eres dueño de una empresa:

Un asesor contable y fiscal te ayuda a reducir al mínimo los impuestos por depreciación e activos de las empresas o bienes raíces que se tengan en alquiler.

4. Quieres vender bienes raíces:

Un asesor puede ayudarte a minimizar los impuestos sobre la utilidad en caso que estés planeando vender alguna propiedad, ayudandote a utilizar un intercambio de bienes del mismo tipo si es necesario.

5. Instrumentos de ahorro e inversión:

Los asesores contables y fiscales son muy útiles para ayudar a decidir que instrumentos de inversión y ahorro utilizar, de modo que puedas ahorrar en pago de impuestos, diferir su pago o bien liberarte completamente de ellos.

6. Pretendes ordenar tus cuentas empresa:

Independiente si hoy en día ya estás trabajando con los impuestos, siempre es un buen momento para plantearse la necesidad de contratar un asesor fiscal, y delegar en este numerosas horas de investigación, recopilación de información y declaraciones a Hacienda, porque a pesar de todas las mejoras que se han implementado en Hacienda para mejorar el flujo de declaraciones online, todavía existe una gran cantidad de trámites que hacer, que significan muchas horas de tiempo perdidas para un empresario o autónomo.

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7. Un asesor fiscal te ayuda a detectar oportunidades de ahorro:

Los asesores fiscales pueden contribuir a mejorar tus utilidades al mejorar el trabajo de detección de oportunidades de ahorro. Advertir las opciones que existen para ahorrar impuestos es algo que debes aprovechar siempre.

Además, un asesor fiscal te efectuará los trámites que tienen que ver con la liquidación trimestral de IVA, IGIC e IRPF.

8. Un asesor contable te ayuda con el cumplimiento normativo:

Esto sucede porque el asesor contable se acoge al último Plan General Contable, puede hacer las presentaciones y depósitos de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, te ayuda con la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil, los informes de gestión trimestrales, las Actas de Juntas Generales de Socios, entre otros asuntos que afectan directamente en la gestión de la empresa.

¿Necesitas software a medida para tu negocio?

Como en cualquier tipo de negocio, decidir si desarrollar o no un software a medida, es crucial para hacer las tareas del día a día. Muchas empresas utilizan el software para mejorar su gestión, y aún así, casi siempre se necesitan más herramientas adicionales para mejorar el rendimiento del negocio.

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Para evaluar si realmente necesitas un software a medida, lo más importante es ver en qué áreas es donde más se necesita. Para ello te daremos algunos consejos que te ayuden a evaluar tus necesidades.

Cómo evaluar el software actual

Para evaluar el software que tienes y necesitas, es una buena idea tener en cuenta lo que hace su negocio, y cómo. Hay tipos de softwares, que sirven para la mayor parte de las necesidades de la mayoría de las empresas. Esto significa que los tipos más comunes de negocios, como restaurantes o tiendas al por menor, probablemente ya tienen un buen software de tipo estándar a utilizar, que cubre todas o casi todas las necesidades que tienen que cubrir. Esto puede ahorrar tiempo y dinero para el propietario de la empresa, ya que no hay necesidad de reinventar la rueda.

El tamaño de la empresa es otro factor a considerar en la evaluación de las necesidades de software. Las empresas más pequeñas pueden no tener el presupuesto, el tiempo, o el apoyo necesario para empujar la creación de un software a la medida, por lo que una solución estándar puede ser que se ajuste a sus necesidades. .

Otro factor importante en la evaluación del software son las personas que lo utilizan. Un gerente puede medir  a los clientes, empleados y otros en la eficiencia con que hacen su trabajo, ayudándolo a decidir sobre posibles opciones de cambio.

Por qué tener un software a medida

Un software a medida hace que las empresas funcionen de un modo mucho mas eficiente, con una plataforma personalizada que se va ajustando a la mayoría de los usuarios, eliminando ciertas preocupaciones.

Con un software personalizado se puede eliminar el exceso de tiempo en trabajo de análisis, permitiendo que los gerentes se concentren en lo que se deben concentrar.

Con una plataforma personalizada, se puede hacer que los procesos sean más uniformes, estandarizando trabajos entre diferentes áreas de la empresa. Por lo general, los negocios que están en expansión necesitan tener esa coherencia que brinda el software a medida, ya que una plataforma única permite tener una comunicación más fluida.

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Con un software a medida se puede hacer de los procesos, algo más simple, ya que los datos pueden ser almacenados en otros lugares, y ya no se necesita hacer diferentes tareas para usar diferentes programas. Con una plataforma personalizada se puede mantener los datos y la información en un solo lugar, sin tener que cambiar el programa.

Finalmente, el software personalizado puede ser complicado de aprender por algunas personas, por lo que probablemente necesitarás dar más apoyo en ese proceso de cambio, capacitaciones y jornadas de inducción.

¿Por qué no aceptar la entrada de inversores en una Startup?

Siempre vemos con demasiada publicidad y hasta un halo de magia esos casos de emprendedores que comenzaron a ventilar una gran idea y después encontraron inversionistas que les dieron millones de dólares para construir su empresa.

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Aunque buscar inversores puede ser buena idea para algunos, también es cierto que es lo peor que se puede hacer en los inicios de una empresa, por los motivos que te explicaremos aquí.

Por qué evitar a los inversionistas

Te desgasta:

La búsqueda de inversores requiere de mucho trabajo, tiempo y dinero que no puedes permitirte gastar. Los empresarios que planean completar su plan de negocios el primer mes, encontrar un inversor al segundo y lanzar un producto al tercer mes se engañan a sí mismos.

Encontrar un inversionista requiere de varios meses de esfuerzo y te obliga a estar en muchas presentaciones, donde tus probabilidades de éxito son de apenas un 10%.

Sigues con un jefe encima:

Cualquier persona que te da dinero se convierte automáticamente en un jefe duro. Si has decidido ser un empresario para ser tu propio jefe, entonces no debes aceptar el dinero de nadie. Cada persona que te de dinero va a querer poner sus condiciones de entrada y además, estar al corriente de cada uno de los movimientos. Con un jefe encima, tendrás que vivir reportando y negociando todo con tu jefe a diario.

Debes renunciar a ser el dueño:

Incluso hasta un pequeño inversor te pedirá un porcentaje de propiedad grande, debido a lo molesto que le resulta valorar la empresa. Cuando incorporas a un inversionista, tienes que estar dispuesto a perder el control de tu empresa hasta que este lista para escalarse y el modelo de negocio esté probado, con clientes y ingresos reales.

Los inversores sólo quieren un retorno rápido, y no comprenden que no se puede mantener los costos fijos bajos en los inicios, apretándote siempre al máximo. A veces los esfuerzos creativos requieren de más tiempo para el lanzamiento, o los esfuerzos para dirigir la compañía necesitan mayor afinación, y todo eso se traduce en un desgaste enorme por tener que darle explicaciones a los inversores.

Te distraen del foco del negocio:

Gestionar a los inversores te genera una distracción innecesaria de tu negocio principal. La tarea de recaudar fondos y gobernar a los inversores son un desgaste sin fin, que está muy lejos de construir el producto correcto y buscar a los clientes reales.

Los empresarios tienen que empezar desde abajo y girar rápido. Hay que comenzar con un producto mínimamente viable, al igual que tu equipo de trabajo. Los mejores socios son los que comparten los costos y riesgos. Sin inversores, tendrás que trabajar más duro para encontrar proveedores que absorban los costos y riesgos  asociados a un rendimiento potencialmente más grande en el futuro, pero serás más feliz y trabajarás con menos presión.

Trabajar con el dinero de inversores conlleva tantas presiones adicionales, que la felicidad y la satisfacción personal quedan totalmente comprometidas.

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Te distrae de tu compromiso:

Lo mejor es que inviertas hasta lo que no tienes en tu empresa. Esa es la única forma en que tus clientes sabrán que estas comprometido a resolver su problema, aumentando tu motivación y convicción.

Conseguir inversores no son la solución al problema de no tener un euro para iniciar el negocio. Para los inversores, verte sin dinero les indica que no tienes la disciplina para administrar tu dinero y mucho menos administrar un proceso de negociación dura.

Si no tienes dinero, lo mejor que puedes hacer es trabajar para otros en sectores similares a aquellos en los que buscas emprender durante un tiempo, para aprender del negocio, ahorrar dinero y probarte.

¿Estoy en ASNEF?

A nadie le conviene aparecer en un listado de morosos, no tanto por la mala imagen que pueda causar a una persona en un momento particular, sino por todos los inconvenientes asociados a estar en un listado de esta naturaleza, tales como los problemas para poder obtener créditos bancarios, limitando la capacidad de poder captar recursos o renegociar deudas incluso.

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¿Qué es la ASNEF?

ASNEF es un acrónimo que se usa para describir de forma resumida a la Asociación Nacional de Establecimientos Financieros. En esta entidad, se encuentra a todas las personas que tienen un largo historial de deudas sin pagar con diversos tipos de empresas e instituciones públicas.

¿Cómo me ingresan en ASNEF?

El momento exacto en el cual pasas a formar parte del fichero de la ASNEF es algo incierto de saber, ya que no existe un única forma o un único procedimiento para ingresar a los morosos. Algunos aparecerán apenas pasen la etapa de cobranza judicial con la empresa, otros aparecerán después o mucho antes incluso. Todo dependerá de la política de cobros que tenga la empresa.

¿Qué pasa si entro en la ASNEF?

Quedar dentro del listado de morosos implica perder credibilidad frente a las empresas financieras y bancarias que podrían en un futuro prestarte dinero. Lo mismo pasa con empresas de otros sectores que pudieran prestarte algún servicio, ya que ser parte de ese listado implica perder credibilidad y lo más probable es que tengas que comenzar a pagar todas tus cuentas al contado ya que no contarás más con la posibilidad de usar alternativas de crédito.

¿Cómo saber si estoy en ASNEF?

Para averiguar si estas en este listado de morosos, debes visitar el sitio de Equifax Ibérica. Entrando en su página, pasas a ver el apartado de eDerechos, donde introduces tus datos personales para averiguar y los documentos que acreditan tu identidad.

Otra forma de averiguar es revisar el número de la carta en la cual la empresa donde estas moroso te informa que has ingresado al listado, y usarlo para averiguar tu situación.

Para las empresas, está el ASNEF Empresas, que ayuda a averiguar la situación de morosas de las personas jurídicas.

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¿Qué hacer para salir del listado de morosos?

Cuando confirmes estar en el listado de morosos de la ASNEF, lo mejor que puedes hacer es tratar de salir de algún modo. Hay empresas que dan pequeños créditos a las personas que por algún motivo han quedado como morosas en el fichero, ayudándolas a salir de ese listado tan negativo para su historial financiero, ya que una vez que pagas tu deuda, sólo queda que se notifique a la ASNEF, y en 10 días se consigue quedar libre de toda sombra producto de malos informes financieros.

¿Por qué es importante la creación de una red de contactos?

Establecer y mantener una red de contactos, no siempre esta en la parte superior de nuestra lista de prioridades. Hacerlo puede ser difícil, consume tiempo, y después de una larga semana de trabajo, será menos atractivo comparado a la idea de acostarse en el sofá.

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Sin embargo, crear redes de contacto es una parte esencial en el avance de tu carrera. Hoy en día, no basta con trabajar duro, además hay que conectar con los demás, ser vocal de sus intereses y metas profesionales, y establecer relaciones con personas que de otro modo podrías no haber conocido.

La importancia de tener una red de contactos:

Las redes de contacto te permiten forjar relaciones profesionales con personas de tu sector empresarial, aumentando tus posibilidades como profesional o como empresa al máximo.

Cuando se desarrollan redes con un objetivo claro, se puede conseguir por ejemplo, clientes, proveedores o fuentes de información para tus proyectos. Aquí veremos algunas de las principales razones por las que es tan importante contar con redes de contacto.

1. Amplías tus oportunidades y las de otros

Las redes de contacto te permiten ampliar tus oportunidades en el mercado, de investigar acerca de las percepciones que tienen otros con tus productos, o simplemente visualizar problemas de otros en los cuales podrías ayudar generando soluciones.

2. Construyes relaciones:

Cultivar una red de relaciones con otras personas con las que compartes diversos intereses, bien podría redituarte resultados en el futuro. Cuando construyes buenas relaciones, cultivas la amistad y la confianza con otros, puedes tener certeza de poder construir nuevas posibilidades para tu empresa o tu vida profesional.

3. Recoges mucha información:

Cuando formas redes de contacto, puedes obtener información de mercado de primera mano con personas que te darán una opinión honesta acerca de tus productos y/o servicios, ayudándote a mejorarlos para servir mejor en el desarrollo de tus productos y/o servicios.

Los estudios de mercado resultan ser más eficaces cuando las opiniones que consigues, incorporan críticas constructivas para mejorar.

4. Es bueno para ti:

Escuchar a otros te permite aprender más de tu negocio o sector, entender mejor la industria y entender los nuevos desafíos a los que se enfrentan tus contactos, y a los que potencialmente te verás enfrentado también.

5. Te ayuda a avanzar en tu carrera:

Muchos empleos ni siquiera se anuncian en los portales de empleo, así que si quieres tener posibilidades con una promoción interna en tu empresa, deberías forjar una red de contacto para informarte oportunamente de esas oportunidades.

Las personas tienden a recomendar a aquellas personas que le agradan, y si esa recomendación llega a la persona indicada, podría serte muy útil para avanzar en tu carrera profesional.

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6. Es un círculo virtuoso:

Las redes de contacto se retroalimentan para ambos lados, generando oportunidades para ti y para otros a través tuyo. Nunca sabes las puertas que se pueden abrir en el futuro, por lo que vale la pena ir ampliando tu red de contactos y mantenerla activa siempre, de modo que nadie te olvide.

Como ves, los beneficios de formar y mantener una red de contactos es útil para ti, para tu empresa y para otros. Siempre hay que tener en cuenta las oportunidades donde puedas ser útil a otros y darse un tiempo para los demás.

Como decíamos antes, las redes son un círculo virtuoso que en algún momento te serán de ayuda si lo necesitas, y si has sido una persona que ha dado algo de forma incondicional en un momento dado, puedes estar seguro que recibirás de vuelta lo que necesites cuando lo requieras, y esto es por el principio de reciprocidad que tenemos incorporado las personas, donde nos sentimos con el deber de devolver a aquellos que en algún momento han hecho algo por nosotros.

¿Por qué no funciona el Social Media en mi Pyme?

Hay quienes creen que Social Media funciona en todos y todo tipo de negocios, y nada esta más lejos de la realidad. Hay negocios en los cuales incluso es contraproducente utilizar estas herramientas.

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Si bien hay muchos casos de empresas que han utilizado herramientas de Social Media con éxito, hay muchos casos donde estas herramientas han sido un fracaso. Aquí veremos las razones para no  utilizar Social Media en tu pyme, ya que si los usas, te irá mal.

El fracaso de Social Media en las Pymes

1. Tu audiencia no está ahí

Los medios sociales son una tendencia actual en comunicaciones, pero eso no garantiza que la gente que necesitas como cliente esté ahí. Antes de entrar a los medios sociales, tienes que estudiar las características demográficas y psicográficas de tu audiencia, a fin de verificar que no están ahí.

Antes de invertir en presencia en los medios sociales, tienes que asegurarte que tu audiencia esté utilizando los medios sociales donde pretendes posicionarte. Internet es muy grande, y hay muchas redes orientadas cada una a diferente público.

2. Social Media no funciona para todas las Pymes

A pesar de la opinión popular, el Social Media Marketing no funciona para todos los negocios. No importa la cantidad de medios sociales que existan, lo importante es que los medios que elijas tenga sentido para tu público meta, o simplemente no funcionará.

Tu Pyme tiene que estar en una industria que use las redes sociales para comunicarse, y tienes que utilizar el tipo correcto de medios sociales. Si no puedes comunicarte con la gente y compartir información en un espacio público, no tiene sentido para tu negocio utilizar los medios de comunicación social.

3. Hay formas más fáciles para conseguir público

Uno de los mayores atractivos que tienen las redes sociales para las empresas, es que éstas tienen una audiencia potencial enorme, pero lo cierto es que no lo son todo. Los medios de comunicación social pueden ser parte de un plan de marketing integrado, donde se conecte los medios de comunicación social con anuncios en medios impresos, promociones en la televisión, las ventas en radio, eventos y campañas digitales en línea.

4. No entiendes las motivaciones de tu público

Para entrar a Social Media, hay que tener un plan. No basta con hacerse de una página y un logotipo para quedarse sentado esperando a que la gente llegue.  Tienes que tener un conocimiento profundo de tu potencial público antes de entrar a las redes, de modo que puedas intervenir en sus motivaciones más profundas.

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5. Social Media no es gratis

Con los medios sociales tienes que saber escoger tu lugar. Tener presencia en las redes puede ser más barato que estar en otros medios, pero tampoco es gratis.

Hay que tener claro que los medios sociales son un montón de ventajas, pero no es libre y no sirven por sí mismos para arreglar un mal negocio.

6. La inversión sin retorno

Antes de ingresar a las redes sociales pregúntate si realmente obtendrás un retorno de tu inversión por estar ahí. Si no puedes estar seguro que encontrarás clientes en la red, entonces no debes usar los medios sociales para tu negocio.

Hay numerosos ejemplos de negocios que han fracaso en las redes sociales, y esto suena extraño porque lo que más se ve son los casos de éxito en las redes, generando expectativas en los incautos.

¿Qué es el Cloud Computing y por qué apostar por él?

El término Cloud Computing está en todas partes, y cómo no, si es gracias al Cloud Computing que hoy se pueden almacenar todos los datos de tu computadora y discos duros, en un lugar seguro.

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¿Qué es Cloud Computing?

El término significa “Computación en la nube”, y si has oído hablar de este término, es porque ya está en todas partes.

Cloud Computing significa almacenar y acceder a datos y programas a través de internet en lugar de ir al disco duro de tu ordenador.

Hablar de la nube, es como una especie de metáfora, ya que el término intenta reflejar lo que es estar conectado en algo que flota contigo a todas partes.

Para trabajar en la nube, no es necesario tener un hardware de almacenamiento, pero si es necesario sincronizar los datos de todos tus archivos y programas a través de internet, de modo que desde cualquier lugar, y desde cualquier equipo puedas extraer los datos que necesitas. Esta es la gracia del Cloud Computing. Se puede ocupar en cualquier lugar, en cualquier momento.

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El Cloud Computing se implementa y afecta de distinto modo a un consumidor individual que a una empresa. Esto es porque las empresas utilizan softwares y plataformas que les permiten crear sus propias aplicaciones de acceso a la nube, mientras que un consumidor puede utilizar la plataforma ya existente en la web para subir y bajar sus datos de la nube, sin complicarse demás.

Lo único que diferencia una nube de un consumidor individual de la nube de un negocio es la cantidad de datos que almacena y cómo los gestiona, sin embargo, el factor común es que ambos pueden encontrar en línea toda la información que buscan.

Ejemplos comunes de nube que ya usas:

Para que vean lo cerca que estamos de la nube todos los días, sólo deben fijarse en el software Microsoft Office 365, que utiliza una forma de computación en la nube para almacenar tus datos, el Microsoft OneDrive.

Microsoft también ofrece a sus usuarios un conjunto de otras aplicaciones, basadas en la web, como Office online, donde puedes usar todos los programas Office sin necesidad de instalar nada en tu equipo.

Ejemplos de Office Online

Seguramente estés utilizando más de alguna de estas aplicaciones basadas en el Cloud Computing y hasta ahora ni lo sabías:

Google Drive: Este es un servicio de computación en la nube puro, donde puedes trabajar con Google Docs, Hojas de Cálculo y todo tipo de presentaciones Google.

ICloud de Apple: Este servicio en la nube se utiliza para almacenar en línea, copias de seguridad, sincronizar correos, contactos y mucho mas.

Amazon Cloud Drive: Allí puedes almacenar cualquier cosa que compres en Kindle, imágenes y archivos MP3.

Los servicios híbridos como Box, Dropbox, SugarSync y varios otros también trabajan en la nube, ya que van almacenando una versión sincronizada de los archivos en línea, además de sincronizar los archivos de almacenamiento local. La sincronización es la piedra angular para tener una buena experiencia en la nube.

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Lo que dicen en contra de la nube

Se dice que en el futuro, los servidores de las empresas intentarán cobrar a los usuarios por mantener sus archivos en la nube, y además, se critica el hecho que a veces se produzcan fallas técnicas que no permiten tener acceso a la nube por un par de horas.

Cuando hay problemas en una empresa como Amazon, que ofrece servicios de almacenamiento en la nube a empresas de tanto renombre como Netflix y Pinterest, se puede estar en graves problemas. Lo bueno es que todas esas fallas se resuelven en un par de horas.

Algunos piensan que mantener datos en la nube propicia el robo de propiedad intelectual. Probablemente tengan mucha razón quienes dicen esto, pero es tan fácil la solución: si se trata de archivos sensibles o críticos para el éxito de la empresa, no se suben a la nube y se acaba el problema. A veces, se critica todo sin ver el lado positivo de poder compartir casi de todo en línea.

¿Las medidas del Gobierno favorecen a las pymes?

Por más que tratemos de creer que las cosas van bien en el ámbito gobierno-empresa, lo cierto es que la carga tributaria en estos momentos continúa siendo muy alta para las pequeñas y mediana empresas en España, justo en momentos en los que se necesita que esa carga se reduzca para que el sector privado ponga dinamismo a la economía.

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Actualmente más de la mitad de las empresas españolas del tamaño pyme no están conformes con la carga tributaria que ha impuesto el gobierno y tampoco están conformes con varios otros aspectos, de los que hablaremos acá.

Lo que necesitan las pymes españolas

Menos impuestos

Más del 60% de las pymes y autónomos necesita que el gobierno reduzca los impuestos, y eso se verá en las urnas en las próximas elecciones de este 26 de junio. Todo esto sin contar con que el ámbito privado necesita otras medidas para adquirir mayor velocidad, como mayores facilidades para acceder al crédito y que se fomente la creación de nuevas empresas.

A pesar que España se sitúa en el puesto 81 de los 189 estados que componen el ranking elaborado por el Banco Mundial, Doing Business 2016, las pymes españolas todavía sienten que las medidas de gobierno no favorecen realmente el ambiente de los negocios. Y eso que España se sitúa dentro de las primeras 30 economías, dentro del mismo ranking que elaboró el Banco Mundial.

Menos trámites para crear empresas

A pesar que se ha bajado en gran cantidad el número de trámites para crear una nueva empresa en el país y están casi todos por internet, todavía queda la sensación que todo fluye lento y que se necesita agilizar todavía más los trámites para formar una nueva empresa, sin contar con que se necesita facilitar el alta en el régimen especial de autónomos y fomentar la participación de estos en los concursos públicos.

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Más apoyo para los trabajadores

Las pymes españolas necesitan más apoyo por parte del gobierno, para formar a los trabajadores, además de ayudar en lo que es la globalización de una pyme y se homogenice el mercado fiscal del país, ya que actualmente en cada Comunidad Autónoma hay un marco regulatorio distinto.

Un marco regulatorio homogéneo

Que todas las empresas puedan acceder a un marco regulatorio parejo dentro del país, es de gran ayuda para los autónomos y las pymes, que si bien pueden informarse de modo fácil en su respectiva Comunidad o Ayuntamiento, no deja de ser un trámite que tienen que hacer la empresa cada vez que se instala en una nueva Comunidad o Ayuntamiento, ya que actualmente las leyes no rigen igual en todas partes.

Por otra parte, todos los esfuerzos del gobierno por eliminar al máximo los trámites a hacer a la hora de declarar impuestos, han sido útiles, sin embargo las pymes todavía necesitan más velocidad y eso sólo será posible si se hacen más esfuerzos de gobierno para ayudar a las pymes, ya que no son pocas las horas que se ocupan cada año en efectuar trámites tributarios. Sin contar con que en su mayoría, las pymes tienen que acudir a asesores especializados en la materia, lo que implica otro tiempo de ejecución.

¿Por qué tardarás mas de lo previsto en realizar tus proyectos?

Cuando se inicia un plan de negocios, normalmente no se alcanzan a visualizar a tiempo todos los inconvenientes que se podrían producir durante el período que poner en marcha tu proyecto.

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Aquí veremos algunas razones más comunes que justifican el retraso en la implantación de los proyectos empresariales, en especial los proyectos de software, que son los más críticos y a veces son muy costosos. A su vez, te daremos algunos consejos para superar cada uno de estos problemas que causan los retrasos en la implantación de tu proyecto.

Por qué se retrasan los proyectos:

1. Estimaciones muy optimistas

Implantar un proyecto de software, como te decíamos antes, requiere de una planificación muy precisa, ya que hay cientos de tareas y recursos que coordinar que a veces se solapan. A diferencia de lo que seria un proyecto de construcción tangible, como una casa, aquí hay una gran cantidad de tareas intangibles.

Todas las empresas quieren implantar sus proyectos muy de prisa, y consideran que esperar 1 o 2 semanas para planificar por adelantado es una pérdida de tiempo. La verdad es que pensar que una hoja de ruta para conducir bien el proyecto es una pérdida de tiempo está muy lejos de la realidad. Si tu proveedor de software necesita más tiempo para planificar, debes esperar ya que esos días de espera te pueden significar importantes ahorros, ya que un plan que omite una gran cantidad de tareas pequeñas, normalmente después se retrasa en la ejecución.

2. Requisito confusos

Como responsable de mandar a hacer un software, tienes que tener muy clara la orientación y los usos que necesitarás, ya que cuando existe ambigüedad, los desarrolladores pueden aventurarse a adivinar o demorarse en preguntar y aclarar tus requerimientos.

Si hay muchos requisitos poco claros y quieres ejecutar ya, comenzarás a ver desmoronarse tu proyecto en el camino, y esto es mucho más común de lo que crees. Desde el inicio los requisitos deben quedar claros y sin espacio para dobles lecturas.

Por ejemplo, para construir una casa, no basta con que digas que quieres una puerta en el aparcamiento. Tienes que especificar cómo será esa puerta, los materiales de la puerta y la orientación en la cual se va a abrir y cerrar.

3. Pérdida de los ejecutores del proyecto

Volviendo a tu proveedor de software, es normal que en estas empresas los desarrolladores roten y los proyectos queden a medias. Esto inevitablemente provocará un retraso en tu proyecto, a menos que la empresa proveedora tenga un plan de mitigación y su compromiso con los plazos no dependa completamente de que permanezcan trabajando los mismos desarrolladores en tu proyecto.

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4.  Colaboración de tu equipo

El proveedor tiene que tener colaboración de tu equipo de trabajo para avanzar a tiempo. Para lograr que todo funcione perfecto, tienes que educar a tu equipo de trabajo para que entregue todo lo que le solicite el proveedor en tiempo y forma.

5.  Seguimiento insuficiente

Ir revisando los avances con frecuencia es crítico en la implantación de cualquier proyecto. Un período de tiempo aceptable es hacer el seguimiento cada 2 a 3 semanas, de modo que no pase mucho tiempo entre la ejecución de una tarea y otra.

Mientras se revisan los avances, debes mantener a la vista tu hoja de ruta para ir comparando. Antes de contratar la implantación de un software, deben tener claro que puntos no son negociables y dejarlo claro en el contrato.

¿Por que las pymes necesitan la tecnología?

Las empresas modernas no se podrían concebir sin tecnologías, ya que de una u otra forma las usan, aún en sus modos mas rudimentarios al inicio, utilizando por ejemplo, los Smartphones y portátiles.

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Hace algunas décadas atrás, no existía el correo electrónico, ni internet, ni nada de todo lo que nos ofrece la tecnología hoy. Un negocio de esa época que se traslade a nuestros tiempos, está condenado a morir en pocas semanas, y esto es así porque las tecnologías, aún en sus formas más básicas, son hoy la base de la competitividad en las empresas, han mejorado las operaciones y han ayudado a pequeñas compañías a convertirse en negocios globales.

¿Por qué las empresas necesitan tecnologías?

Si todavía crees que es necesario encontrar motivos para justificar en uso de nuevas tecnologías en tu negocio, aquí van algunos de los principales motivos y beneficios que te aportan, y que de no tenerlos, condena tu negocio al fracaso, ya que donde no estás, aparece otro y te quita los clientes.

Mejora la comunicación

Los teléfonos celulares se han convertido en herramientas indispensables para las empresas y los empleados, ya que son dispositivos que permiten mantener conectados a todos los integrantes de los equipos de trabajo y responder oportunamente a los clientes que necesiten resolver algo.

Con los teléfonos inteligentes se puede acceder a aplicaciones gratuitas de gestión empresarial en internet, al correo electrónico de la empresa, y las redes sociales. Todo esto ayuda a mantener a las empresas conectadas con clientes y empleados, mejorando la capacidad de tomar decisiones.

Se rentabiliza el marketing

La tecnología ha liberado a las empresas de todas las restricciones cuando se trata de llegar a clientes nuevos y fidelizar a los existentes.

La estrategia de marketing en internet se puede implementar con cosas tan simples como un sitio web, anuncios y publicidad en motores de búsqueda, además de poder vender productos en línea. El email marketing es un método efectivo y de bajo costo para llegar a mercados segmentados que representen un potencial alto de compra.

El marketing móvil es muy similar al email marketing, con la diferencia que llega al público objetivo a través de mensajes de texto.

Aumenta la productividad

Las empresas, sobre todo las pequeñas, necesitan exprimir al máximo la productividad de sus operaciones y las herramientas tecnológicas ayudan a los empleados efectuar sus tareas mucho más rápido. Esto va desde el envío de un simple correo electrónico o chat, hasta la impresión de material de oficina.

Es clave mantener a los empleados enfocados en el uso de nuevas tecnologías y que la usen apropiadamente para ahorrar tiempo. A veces, una llamada telefónica puede ser más eficiente y productiva que un correo electrónico.

Para lograr mejoras en la productividad, hay que tener los equipos adecuados y los softwares actualizados, de modo que funcionen bien y rápido.

Mejora el servicio al cliente

Con el uso de tecnologías, se puede tener cada vez más cerca a los clientes, y atenderlos mejor. Las empresas utilizan el correo electrónico para responder consultas, ofrecer chat en línea y mejorar la comunicación entre los empleados. Todo esto requiere de buenos equipos telefónicos y computacionales.

Con las nuevas herramientas tecnológicas, los llamados pueden hasta salir gratis si se adopta la telefonía IP, por ejemplo.

Se implementa el teletrabajo

Cuando se tiene buenas herramientas tecnológicas, se puede implementar el teletrabajo y la flexibilidad horaria en las empresas. Los colegas pueden mantenerse en contacto desde diferentes lugares, sólo conectándose a sus correos electrónicos a cualquier hora.

Con las nuevas herramientas de colaboración en línea, las empresas pueden aprovechar al máximo el potencial de tener equipos interconectados, al permitir que los empleados se colaboren a tiempo con información, archivos y respuestas oportunas.

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Se aprovechan la teleconferencias

Con el avance de las tecnologías, ya no sólo están las teleconferencias telefónicas, también están las que se hacen a través de la web, reuniendo cámaras, audio y video que permiten comunicar a varias personas, dispersas a veces en diferentes países, en un solo lugar.

Con la teleconferencia los participantes se pueden ver unos a otros, trabajar al mismo tiempo los documentos y recrear la experiencia de una reunión personal, sin importar donde se encuentre cada uno.

Todas estas ventajas son tan útiles como necesarias en las empresas que quieren crecer y competir a nivel global, y es que si alguna empresa se ha planteado la posibilidad de no adoptarlas, lo más probable es que termine hundida en el fracaso, ya que en entorno obliga.